Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Stand: Oktober 2026

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie sich bei uns bewerben, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange wir die Daten speichern und welche Rechte Ihnen zustehen.

Die Hinweise gelten für alle Bewerbungen bei uns, unabhängig vom Weg: für Bewerbungen auf eine Stelle aus dem Karrierebereich unserer Website (www.ecorpus.de/karriere/), für Bewerbungen, die Sie uns per E-Mail, per Post, telefonisch oder über ein Formular auf unserer Website schicken, und für Initiativbewerbungen. Informationen zum allgemeinen Besuch unserer Website (z. B. Server-Logfiles, Cookies, Verschlüsselung) finden Sie in der Datenschutzerklärung unserer Website.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist:

Corpus Callosum GmbH
Schützenstraße 150
44147 Dortmund

Geschäftsführung: Kiymet Ünsal
Registergericht: Amtsgericht Dortmund, HRB 31352

Telefon: 0231 58 69 26 00
E-Mail: info@ecorpus.de

Wir sind in der ambulanten Pflege, der Physiotherapie, der Ergotherapie und der Logopädie tätig und verfügen über eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt: Herrn Kubilay Utanir.

Sie erreichen ihn per E-Mail an info@ecorpus.de mit dem Betreff „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“ oder postalisch unter:

Corpus Callosum GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Schützenstraße 150
44147 Dortmund

Bitte kennzeichnen Sie Schreiben an den Datenschutzbeauftragten zusätzlich mit „persönlich/vertraulich“.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um

• Ihre Bewerbung entgegenzunehmen, zu prüfen und mit Ihnen in Kontakt zu treten (z. B. Rückfragen, Einladung zum Vorstellungsgespräch),
• zu beurteilen, ob Sie die Anforderungen der Stelle erfüllen, und über die Begründung eines Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisses zu entscheiden,
• bei Bewerberinnen und Bewerbern aus dem Ausland, soweit erforderlich, die Schritte für Visum, Aufenthalt und Berufsanerkennung vorzubereiten,
• Sie, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, in unseren Talentpool aufzunehmen und bei künftigen passenden Stellen zu berücksichtigen,
• uns gegen mögliche Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren verteidigen zu können (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, AGG).

4. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns selbst im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. Daten aus anderen Quellen (z. B. aus sozialen Netzwerken oder bei früheren Arbeitgebern) erheben wir nicht ohne Ihr Wissen.

Angaben, die Sie uns mitteilen (z. B. in Ihrer E-Mail, telefonisch oder über ein Formular auf unserer Website):

• Name und E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer (freiwillig),
• gewünschte Stelle,
• gegebenenfalls Wohnsitzland und Deutschniveau,
• Staatsangehörigkeit (freiwillig, siehe Ziffer 6),
• Ihre Nachricht an uns.

Nutzen Sie ein Formular, sind Pflichtfelder dort als solche gekennzeichnet.

Unterlagen, die Sie uns schicken (z. B. als Anhang Ihrer E-Mail):

• Lebenslauf,
• Zeugnisse,
• Diplome bzw. Berufsurkunden (z. B. Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung),
• Sprachzertifikat,
• ein Bewerbungsfoto (freiwillig, siehe Ziffer 6),
• bei Bewerberinnen und Bewerbern aus dem Ausland gegebenenfalls eine Kopie des Reisepasses (siehe Ziffer 6).

Im weiteren Verlauf des Verfahrens: Angaben, die Sie uns zusätzlich mitteilen (z. B. zu Verfügbarkeit oder Gehaltsvorstellung), sowie Notizen aus Gesprächen mit Ihnen und unsere Korrespondenz mit Ihnen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO, z. B. Angaben zur Gesundheit, zu einer Schwerbehinderung oder zur Religion) fragen wir im Bewerbungsverfahren nicht ab. Sie können sich aber aus Ihren Unterlagen ergeben, etwa aus dem Lebenslauf oder aus einem Foto.

Bitte machen Sie nur die Angaben, die für die Bewerbung erforderlich sind. Ein Bewerbungsfoto und die Angabe Ihrer Staatsangehörigkeit sind freiwillig und für die Bewerbung nicht nötig. Bitte machen Sie keine Angaben zu Ihrer Gesundheit, Religion oder Weltanschauung, Ihrer ethnischen Herkunft oder vergleichbaren sensiblen Themen, es sei denn, Sie möchten uns bewusst darauf hinweisen (z. B. auf eine Schwerbehinderung, damit wir diese berücksichtigen können). Sensible Angaben, die wir nicht benötigen, beziehen wir in unsere Entscheidung nicht ein.

5. Rechtsgrundlagen

Durchführung des Bewerbungsverfahrens: Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage, also die Anbahnung eines Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisses, erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Bewerbung selbst beruht nicht auf einer Einwilligung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Teilen Sie uns solche Daten mit, verarbeiten wir sie nur, soweit dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist, insbesondere damit wir Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Schwerbehindertenrecht wahrnehmen können (z. B. die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung). Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Darüber hinaus werten wir solche Angaben nicht aus.

Einwilligungen: Die freiwilligen Angaben Bewerbungsfoto und Staatsangehörigkeit (Ziffer 6), die Aufnahme in unseren Talentpool (Ziffer 9) und die Weitergabe Ihrer Daten an Behörden und Stellen für Visum, Aufenthalt und Berufsanerkennung (Ziffer 7) erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit dabei besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie keine Einwilligung erteilen, hat das keine Nachteile für Ihre Bewerbung auf die konkrete Stelle.

Verteidigung gegen Rechtsansprüche: Nach Abschluss des Verfahrens bewahren wir Ihre Bewerbung für eine begrenzte Zeit auf (Ziffer 9), um uns gegen etwaige Ansprüche, insbesondere nach dem AGG, verteidigen zu können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

E-Mail-Kommunikation und Hosting: Der Einsatz unseres Hosters und von Microsoft 365 (Ziffer 8) dient der Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unserem berechtigten Interesse an einer sicheren und zuverlässigen technischen Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Gesetzliche Pflichten: Soweit wir gesetzlich verpflichtet sind, Daten an Behörden oder Gerichte herauszugeben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Reisepass, Land, Deutschniveau, Staatsangehörigkeit und Bewerbungsfoto

Reisepass: Eine Kopie Ihres Reisepasses benötigen wir nur, wenn Sie aus dem Ausland zu uns kommen möchten und die Kopie für ein Visum, einen Aufenthaltstitel oder die Anerkennung Ihres Berufsabschlusses tatsächlich erforderlich ist. Für die erste Prüfung Ihrer Bewerbung brauchen wir sie in der Regel nicht. Das Mitschicken ist deshalb freiwillig; Sie können die Kopie auch erst später einreichen, wenn wir Sie im weiteren Verfahren darum bitten. Die Angaben aus dem Reisepass (z. B. Passnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Gültigkeit) verwenden wir ausschließlich für diese aufenthalts- und anerkennungsrechtlichen Schritte. Das Lichtbild im Pass werten wir nicht aus. Die Kopie löschen wir, sobald wir sie nicht mehr benötigen (Ziffer 9).

Land und Deutschniveau: Diese Angaben nutzen wir nur, um zu prüfen, ob die sprachlichen Anforderungen der Stelle erfüllt sind (z. B. für die Verständigung mit Patientinnen und Patienten oder für die Berufsanerkennung), und um zu erkennen, ob aufenthaltsrechtliche Schritte nötig sind. Wir treffen keine Auswahl nach Herkunft, Staatsangehörigkeit oder ethnischer Zugehörigkeit.

Staatsangehörigkeit (freiwillig): Sie können Ihre Staatsangehörigkeit freiwillig angeben. Wir nutzen die Angabe ausschließlich, um frühzeitig einzuschätzen, ob für eine Beschäftigung ein Visum, ein Aufenthaltstitel oder eine Berufsanerkennung nötig ist, und um Sie dazu passend zu informieren. Die Angabe hat keinen Einfluss auf die Auswahl. Wenn Sie nichts angeben, entsteht Ihnen kein Nachteil; wir klären diese Fragen dann bei Bedarf im weiteren Verfahren mit Ihnen.

Bewerbungsfoto (freiwillig): Sie können freiwillig ein Foto mitschicken. Wir nutzen es nur, um Ihre Bewerbung Ihnen zuordnen zu können, etwa bei einem Vorstellungsgespräch. Das Foto hat keinen Einfluss auf die Auswahl; wir werten es nicht aus und ziehen daraus keine Schlüsse, z. B. auf Herkunft, Religion, Alter oder Gesundheit. Wenn Sie kein Foto mitschicken, entsteht Ihnen kein Nachteil.

Rechtsgrundlage und Widerruf: Rechtsgrundlage für Foto und Staatsangehörigkeit ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit ein Foto Rückschlüsse auf besondere Kategorien personenbezogener Daten zulässt, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie durch das freiwillige Mitschicken bzw. Angeben erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@ecorpus.de. Wir löschen das Foto bzw. die Angabe dann unverzüglich; Ihre übrige Bewerbung bleibt davon unberührt.

7. Empfänger Ihrer Daten

Intern: Ihre Bewerbung erhalten nur die Personen, die an der Entscheidung über die Besetzung oder an der Abwicklung des Verfahrens beteiligt sind: die Geschäftsleitung, die zuständige Bereichs- bzw. Fachbereichsleitung und die Personalverwaltung. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt.

Auftragsverarbeiter: Unser Hoster Raidboxes GmbH und Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) verarbeiten Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung (Art. 28 DSGVO; Einzelheiten unter Ziffer 8).

Behörden und Stellen bei Bewerbungen aus dem Ausland (nur mit Ihrer Einwilligung): Wenn Sie aus dem Ausland zu uns kommen möchten und eingewilligt haben, übermitteln wir die jeweils erforderlichen Daten und Unterlagen an die zuständigen Stellen, insbesondere an

• die zuständige Ausländerbehörde (z. B. im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a Aufenthaltsgesetz),
• die Bundesagentur für Arbeit,
• die für die Anerkennung Ihres Berufsabschlusses zuständigen Stellen (z. B. die zuständige Bezirksregierung für die Anerkennung von Pflege- und anderen Gesundheitsfachberufen),
• die zuständige deutsche Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat).

Diese Stellen verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung.

Keine Weitergabe an Kunden bzw. Einsatzbetriebe: Im Rahmen unserer Arbeitnehmerüberlassung geben wir Ihre Bewerbungsdaten nicht an Kunden oder Einsatzbetriebe weiter, es sei denn, Sie haben dazu gesondert eingewilligt.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt. Wir setzen für die Bewerbung keine Upload-Dienste oder Bewerbermanagement-Plattformen von Drittanbietern ein.

8. Technischer Ablauf, Hosting und E-Mail

Website: Unsere Website wird mit WordPress betrieben und bei der Raidboxes GmbH, Hafenstraße 32, 48153 Münster, gehostet. Die Server befinden sich nach Angaben von Raidboxes in Deutschland. Mit Raidboxes haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Angaben und Dateien, die Sie uns über ein Formular auf unserer Website schicken, werden per E-Mail an unser Postfach weitergeleitet.

Microsoft 365: Für unsere E-Mail-Kommunikation, auch mit Bewerberinnen und Bewerbern, nutzen wir Microsoft 365. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Microsoft verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Daten werden im Rahmen der EU Data Boundary grundsätzlich in Rechenzentren in der EU gespeichert und verarbeitet. Ein Zugriff aus den USA bzw. eine Übermittlung an die Microsoft Corporation, USA, kann in Ausnahmefällen nicht vollständig ausgeschlossen werden (z. B. im Rahmen von Support oder Sicherheitsfunktionen). Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an zertifizierte Unternehmen besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Bewerbungen per E-Mail oder Post: Bewerbungen per E-Mail gehen in unser Microsoft-365-Postfach. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Übertragungsweg nicht vollständig vor dem Zugriff Dritter geschützt sind. Besonders schutzbedürftige Unterlagen (z. B. eine Kopie Ihres Reisepasses) müssen Sie nicht per E-Mail schicken; Sie können sie auch später, per Post oder persönlich einreichen. Unterlagen in Papierform vernichten wir nach Ablauf der Speicherfristen datenschutzgerecht.

Übermittlung in Drittländer: Wir selbst übermitteln Ihre Bewerberdaten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR. Ausgenommen ist die Kommunikation mit Ihnen selbst: Wenn Sie sich aus einem solchen Land bewerben, schicken wir Ihnen auf Ihren Wunsch E-Mails dorthin. Rechtsgrundlage ist Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Antrag).

9. Speicherdauer

• Absage: Wir löschen Ihre Bewerbungsdaten 6 Monate nach Zugang unserer Absage. Ansprüche nach dem AGG müssen innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG); eine Klage muss innerhalb von drei Monaten nach der schriftlichen Geltendmachung erhoben werden (§ 61b Arbeitsgerichtsgesetz). Die Frist von 6 Monaten deckt diesen Zeitraum einschließlich üblicher Zustellzeiten ab.
• Rücknahme Ihrer Bewerbung: Ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück, löschen wir Ihre Daten unverzüglich. Nur wenn im bisherigen Verfahren Umstände eingetreten sind, aus denen sich Ansprüche gegen uns ergeben könnten (z. B. nach einem Vorstellungsgespräch), bewahren wir die Daten zur Rechtsverteidigung höchstens 6 Monate nach der Rücknahme auf, weil die Fristen des AGG auch in diesem Fall laufen können.
• Reisepasskopie: Wir löschen die Kopie, sobald sie für Visum, Aufenthalt oder Anerkennung nicht mehr erforderlich ist, spätestens zusammen mit den übrigen Bewerbungsdaten.
• Bewerbungsfoto und Staatsangehörigkeit: Wir löschen beides zusammen mit den übrigen Bewerbungsdaten nach den hier genannten Fristen, bei Widerruf Ihrer Einwilligung sofort.
• Talentpool: Nur mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Bewerbung nach Abschluss des Verfahrens für höchstens 24 Monate, um Sie bei künftigen passenden Stellen zu berücksichtigen. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, löschen wir die Daten unverzüglich.
• Einstellung: Kommt ein Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnis zustande, übernehmen wir die dafür erforderlichen Daten in Ihre Personalakte. Dafür gelten dann die Informationen für Beschäftigte, die Sie bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses erhalten.
• E-Mails mit Ihrer Bewerbung und unsere Korrespondenz in unserem Postfach löschen wir nach denselben Fristen wie die zugehörige Bewerbung.

Ist ein Rechtsstreit anhängig, bewahren wir die betroffenen Daten bis zu dessen Abschluss auf.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit, d. h. Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktdaten.

Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung (Talentpool, Weitergabe an Behörden und Stellen) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), z. B. per E-Mail an info@ecorpus.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf übermitteln wir keine weiteren Daten an die betreffenden Stellen; Daten, die eine Behörde bereits erhalten hat, verarbeitet diese nach den für sie geltenden Vorschriften. Bitte beachten Sie, dass ein laufendes Visums- oder Anerkennungsverfahren ohne die erforderlichen Unterlagen möglicherweise nicht fortgeführt werden kann.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (Besucher- und Lieferanschrift)
Postanschrift: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

11. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten bereitzustellen. Ohne Ihre Kontaktdaten (bei Formularen: die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben) und die für die Stelle erforderlichen Unterlagen können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten. Ohne die für ein Visum oder eine Anerkennung erforderlichen Unterlagen können wir die entsprechenden Verfahren nicht unterstützen. Einwilligungen sind freiwillig.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Über Ihre Bewerbung entscheiden Menschen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich unser Bewerbungsverfahren, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.